De nombreux outils permettent aux entreprises de travailler de façon plus efficace et plus rapide. Dans ce cadre, l’ERP est une solution qui tend à séduire de nombreux entrepreneurs, notamment ceux exerçant dans le commerce. Mais comment choisir le meilleur Entreprise Ressource Planning ?
Logiciel ERP : les critères à prendre en considération avant l’achat :
Vous êtes à la recherche du meilleur ERP pour commerces mais vous ne savez pas quels sont les critères à prendre en compte. Cet article devrait vous aider à y voir plus clair. Le choix d’un ERP, en effet, ne s’effectue pas sur un coup de tête car il doit vous accompagner sur le long terme.
De nombreuses solutions très différentes existent sur le marché et il peut sembler difficile de savoir laquelle est faite pour vous. Il est fondamental de vous interroger en amont sur vos besoins, mais aussi d’être en capacité d’évaluer votre développement futur potentiel ; pour que l’outil que vous vous apprêtez à acheter soit toujours opérationnel à ce moment-là. Bien entendu, il est toujours possible d’en changer, mais vous allez de nouveau perdre un temps précieux et engager des frais.
En fonction de votre métier :
Vous êtes commerçant. En tant que tel ; vous cherchez un logiciel spécifique. Il faut savoir que certains ERP sont généraux et peuvent être utilisés dans différents domaine comme la production ou même pour le service des Ressources Humaines. D’autres ; et c’est surtout ce qui vous intéresse ; sont spécialisés dans un domaine particulier. C’est vers ce type de produit que vous devez vous tourner.
Pourquoi choisir un ERP spécialisé et non généraliste :
Pour être aussi « généraux », les ERP sont souvent surdimensionnés. Pour l’acheteur et utilisateur, cela suppose une prise en main quelquefois plus difficile, des risques plus grands, des coûts supplémentaires et des mises à jour plus complexes à mettre en œuvre. Cet outil qui est censé faciliter la vie de l’entreprise perd alors de son sens.
Il est donc important de se tourner vers un intégrateur qui comprenne les problématiques inhérentes à votre métier. Il faut bien comprendre qu’au-delà d’un outil, l’intégrateur est un être humain qui doit comprendre vos besoins, analyser avec vous les développements possibles de votre entreprise pour savoir si l’ERP peut s’y prêter. Sa vision technologique et la capacité d’innovation de la structure, doivent, dans ce sens, vous interpeler, pour savoir si vous avez fait le bon choix.
Il faut donc établir une relation de confiance, car vous risquez d’être en relation avec l’intégrateur souvent. Mieux vaut se tourner vers une entreprise bénéficiant d’une certaine renommée dans ce domaine et ayant une bonne santé financière. Vous ne voudriez pas, au bout de quelques années, vous retrouver avec un outil que vous ne pouvez pas modifier, car l’intégrateur a mis la clé sous la porte.
Viser l’adaptabilité :
Votre entreprise est unique et possède sa propre façon de fonctionner. Il est donc important que votre ERP puisse s’y adapter facilement pour répondre à vos besoins au quotidien. On estime que la réponse aux besoins immédiats, mais aussi à moyen terme, via cet outil, doit être de 80%.
L’adaptabilité ne peut donc pas être sous-estimée, surtout si vous envisagez dans un futur plus ou moins proche, des changements, induits par votre développement, comme le fait de vous ouvrir à l’international ou encore à d’autres marchés. L’accompagnement qui est proposé le permet-il et jusqu’à quel point ?
Utilisation au quotidien et coût : quel ERP est fait pour votre métier de commerçant ?
Comme nous l’avons vu, le choix d’un ERP n’est pas si évident. Il existe cependant des critères qui peuvent vous aider à faire le meilleur choix.
Utilisation de l’ERP : vos collaborateurs doivent pouvoir l’adopter
Le choix d’un ERP ne relève pas seulement du seul choix de l’entrepreneur. Il faut que tous les collaborateurs puissent l’utiliser. Certains offrent une expérience plus fluide ; qui peuvent correspondre à de nombreuses personnes, comme le logiciel ERP Fastmag ; qui facilite la tenue de caisse, par exemple, de façon très efficace. Il propose par exemple l’envoi de ticket de caisse par email ; ce qui peut être très utile pour les clients entrepreneurs, par exemple.
Ce qu’il faut viser, en choisissant votre futur ERP, c’est la personnalisation possible. Toutes les personnes qui l’utilisent doivent pouvoir le faire de façon quasi intuitive. Cela n’a pas pour seul but de faciliter le travail, mais offre également la possibilité de gagner en productivité, en adoptant des méthodes de travail plus efficaces et rapides.
Combien coûte un ERP ?
Bien entendu, la question du coût est un facteur clé pour un entrepreneur qui cherche toujours à réduire les frais de fonctionnement. Pourtant, au regard des fonctionnalités et de son évolution possibles, l’ERP doit être vu comme un réel investissement pour l’entreprise.
L’erreur à ne pas commettre est de penser à l’achat seul de l’ERP. Car si vous comptez utiliser ce logiciel pendant 10 ans (ce qui est sa durée de vie moyenne), d’autres coûts sont à prévoir et donc à comptabiliser pour ne pas avoir de surprise.
En premier lieu, il faut vous interroger sur le modèle d’hébergement que vous voulez adopter. La solution peut être mise in situ ; c’est-à-dire au sein de votre entreprise. Mais vous pouvez aussi choisir un abonnement, en ayant votre ERP sur le Cloud. Cette dernière solution est de plus en plus prisée par les entrepreneurs qui la choisissent à 40%. Cette méthode clés en main (sauvegarde, loyer inclus, pas de personnel à dédier à la maintenance etc…) est en effet très séduisante.
Il faut anticiper sur le déploiement possible de cet outil, si vous venez vous-même à vous développer et à lui demander plus. Cela nécessite un coût pour l’éditeur qui doit mettre le logiciel en conformité avec vos attentes. Si vous devez acheter des modules supplémentaires, il est important, en amont, de s’intéresser à leur prix.
De même, comme tout logiciel, il faut penser qu’il aura besoin d’une certaine maintenance et que vous allez avoir un support client que vous allez payer.